Wielu przedsiębiorców z branży hurtowej, dystrybucyjnej czy produkcyjnej zmaga się z codzienną rzeczywistością, która przypomina niekończący się maraton. Telefony dzwonią bez przerwy, skrzynka mailowa pęka w szwach, a handlowcy spędzają godziny na przepisywaniu danych klientów z Excela do systemu ERP. Ten ręczny proces przyjmowania zamówień nie tylko pochłania cenny czas, ale również generuje błędy i frustruje zarówno zespół, jak i klientów biznesowych.

Czy można zautomatyzować proces zamówień w firmie B2B bez wywracania wszystkiego do góry nogami? Bez zmiany ERP, bez migracji danych, bez wielomiesięcznego projektu, który pochłonie budżet i zasoby zespołu? W Moonbite codziennie udowadniamy, że tak — i właśnie takie podejście przynosi naszym klientom najszybsze oraz najbardziej mierzalne efekty biznesowe.

Od frustracji do efektywności — dlaczego warto zautomatyzować proces zamówień?

Kiedy ostatnio Twój handlowiec mógł skupić się na rozwijaniu relacji z klientem, zamiast na przepisywaniu danych z maila do systemu? Prawdopodobnie dawno temu. W wielu firmach B2B zamówienia przychodzą różnymi kanałami — e-mailem, przez telefon, czasem nawet przez komunikatory jak WhatsApp. To sprawia, że zespół handlowy traci godziny na ręcznym wprowadzaniu danych, sprawdzaniu stanów magazynowych i generowaniu dokumentów zamiast na tym, co naprawdę przynosi wartość — budowaniu relacji z klientem i zwiększaniu sprzedaży.

Rozwiązaniem tego problemu może być dobrze zaprojektowany panel zamówień B2B. System, który nie wymaga całkowitej zmiany istniejącej infrastruktury IT, ale współpracuje z aktualnym oprogramowaniem ERP, zawiera aktualne stany magazynowe i pozwala klientom hurtowym składać zamówienia samodzielnie, intuicyjnie, w dowolnym momencie dnia i nocy.

Co szczególnie istotne, taki system może zostać zbudowany na sprawdzonych technologiach (jak WordPress z dedykowanym panelem oraz integratorem API), co znacznie upraszcza i przyspiesza cały proces wdrożenia, czyniąc go dostępnym nawet dla mniejszych przedsiębiorstw.

Przykład z życia: jak pomogliśmy klientowi zautomatyzować zamówienia B2B

Jeden z naszych klientów zgłosił się do nas z klasycznym problemem — potrzebowali stworzyć system B2B do obsługi zamówień hurtowych, ale zależało im na prostocie, szybkości wdrożenia i intuicyjności rozwiązania, które byłoby zrozumiałe nawet dla mniej zaawansowanych technologicznie użytkowników.

Jako firma Moonbite od początku doradziliśmy, jak można skutecznie zautomatyzować procesy, jak powinien wyglądać panel klienta oraz jakie funkcjonalności zapewnić, by łączył nowoczesny wygląd z intuicyjną obsługą. Zamiast proponować gotowe rozwiązanie z półki, zaproponowaliśmy rozpoczęcie projektu od warsztatu produktowego.

Warsztat produktowy — fundament udanego projektu

Warsztat produktowy to kluczowy etap każdego poważniejszego wdrożenia IT. Dlaczego jest tak ważny? Podczas profesjonalnie przeprowadzonego warsztatu definiujemy rzeczywiste potrzeby biznesowe klienta, identyfikujemy procesy, które warto i można zautomatyzować oraz tworzymy szczegółowy szkic rozwiązania, który staje się fundamentem dalszych prac.

Taka metodyka pozwala nie tylko dopasować technologię do specyficznych wymagań klienta, ale przede wszystkim uniknąć błędnych założeń i niepotrzebnego kodowania funkcji, które nie rozwiązują realnych problemów. W przypadku naszego klienta warsztat pozwolił podzielić projekt na logiczne etapy i dopasować harmonogram do jego możliwości zasobowych i finansowych.

Dokładne opisanie problemu, zaplanowanie rozwiązania, właściwy dobór technologii i głębokie zrozumienie potrzeb klienta to elementy, które decydują o sukcesie projektu automatyzacji procesów biznesowych. Bez tych fundamentów łatwo stworzyć system, który teoretycznie działa, ale nie odpowiada na rzeczywiste wyzwania firmy.

Od planowania do realizacji

Po etapie warsztatowym przeszliśmy do realizacji projektu zgodnie ze stworzonym harmonogramem. Skoncentrowaliśmy się na uproszczeniu najczęściej wykonywanych przez klientów działań: tworzenia nowego zamówienia, powtarzania ostatnich zakupów, generowania dokumentów PDF oraz śledzenia statusu wysyłek.

Panel został zaprojektowany tak, aby był czytelny, responsywny i zgodny z najlepszymi praktykami UX. Efekty przeszły nasze oczekiwania — udało się skrócić czas składania zamówienia o 48% i znacząco zredukować liczbę maili oraz telefonów kierowanych do działu obsługi klienta. Zobacz pełne case study z tej realizacji na naszym portfolio - Jak zautomatyzowaliśmy biznes B2B

Integracja zamiast rewolucji

To, co szczególnie warto podkreślić w kontekście automatyzacji procesów B2B, to fakt, że rzadko kiedy trzeba budować wszystko od podstaw. W większości przypadków wystarczy dołożyć dobrze przemyślaną warstwę aplikacyjną do istniejącego systemu, łącząc front-end (np. intuicyjny panel klienta) z back-endem (ERP, system magazynowy, CRM).

Dzięki takiemu podejściu firma zachowuje swoje sprawdzone procesy biznesowe, ale jednocześnie odzyskuje kontrolę, porządek i — co najważniejsze — czas, który można przeznaczyć na strategiczne działania zamiast na żmudne operacje manualne.

Kiedy warto pomyśleć o automatyzacji zamówień B2B?

Zastanów się nad swoją codziennością biznesową. Jeśli widzisz, że Twój zespół sprzedażowy regularnie powtarza te same czynności, klienci dzwonią z pytaniami o dostępność produktów lub statusy zamówień, a handlowcy spędzają więcej czasu na administracji niż na faktycznej sprzedaży — to wyraźny znak, że nadszedł czas na automatyzację.

I co najważniejsze — nie musisz zaczynać od wielkiego, kompleksowego projektu IT. Czasem najlepszym pierwszym krokiem jest po prostu rozmowa z ekspertami, którzy pomogą Ci zidentyfikować obszary, gdzie automatyzacja przyniesie największe i najszybsze korzyści.